PlanMotion is specialist op het gebied van- en levert software voor capaciteitsplanning op middellange termijn.
De dagelijkse praktijk
In de dagelijks praktijk zien we vaak een planproces die als hoofdtaak kent het voor de komende periode kloppend krijgen van het operationele rooster. Die veelal de boventoon voeren zijn dat er geen zicht is op hoe personele capaciteit en de vraag naar zorg zich in de toekomst zich ontwikkeld. Het gebrek aan inzicht veroorzaakt onder andere dat er niet vooraf richting wordt gegeven en eigen beschikbare personele capaciteit niet optimaal benut wordt.
Symptomen
Als gevolg van voorgaande ontstaan er roosterperiodes met teveel beschikbare personele capaciteit afgewisseld met roosterperiodes met te weinig beschikbare personele capaciteit om de vraag naar zorg te beantwoorden, te hoge inzet van externe medewerkers en groei in plaats van afbouw van verlofstuwmeren. Maar ook: inzet van indirecte uren in periodes, bijvoorbeeld interne scholingen, waarvan achteraf blijkt dat die beter in een andere periode hadden kunnen plaatsvinden. Symptomen die nadelig zijn voor cliënten, medewerkers en de (financiële) bedrijfsvoering.
Inzicht en planning op middellange termijn. Tactische capaciteitsplanning.
Door het inzicht in welke zorgvraag er iedere week het komende jaar op je af komt en hoe de personele beschikbare capaciteit zich ontwikkelt en wanneer in het jaar het meest optimale moment is om niet-cliëntgebonden inzet te laten plaats vinden zorg je ervoor dat:
- de afwisseling in roosterperiodes met teveel personele capaciteit en roosterperiodes met te weinig personele capaciteit afneemt,
- de inzet van externe medewerkers wordt teruggedrongen,
- je meer invloed hebt op het voorkomen van onnodige groei van verlofstuwmeren en:
- er rust ontstaat in planning voor medewerkers en cliënten.
Vanuit het inzicht ben je in staat capaciteitsplanning vooraf uit te voeren. Je hebt vroegtijdig grip op vraag en aanbod. Grip als voorwaarde voor een goed operationeel rooster. Grip door een capaciteitsplanning die tevens het voorspellend vermogen heeft over hoeveel interne en/of externe flexibele inzet er nodig is om het totaal aan vraag en aanbod in evenwicht te brengen, passend binnen de vastgestelde begroting.
Scenarioplanning als wezenlijk onderdeel van capaciteitsplanning op middellange termijn
Met het inzicht en het in staat zijn capaciteitsplanning vooraf uit te voeren beschik je eveneens over de voorwaarde om scenarioplanning als geïntegreerd onderdeel van capaciteitsplanning vorm te geven. Met scenarioplanning speel je in op de zeker- en onzekerheden die de capaciteitsplanning, de toekomst, kent. Vraagstukken zoals: “Wat is het effect op de zorgverlening in termen van beschikbaarheid als het ziekteverzuim met een bepaald percentage toeneemt?” en: “Wat als mijn zorgvraag toeneemt?”. Een kleine greep uit voorbeelden waarvoor scenarioplanning zijn nut bewijst. Met scenarioplanning bereid je je voor op de veranderende toekomst.
Zo noemen we dat
Wij noemen dit ook wel: “Van capaciteitsplanning naar capaciteitsmanagement” of anders gezegd “Het onplanbare, planbaar maken”.
PlanMotion levert hier de software voor. Volwassen software waarmee je klein kunt beginnen en stap voor stap de groei die je door wil maken ondersteunt. Software die bijdraagt aan:
- Gelukkige medewerkers
- Tevreden cliënten
- Gezonde bedrijfsvoering